Vierkantsvergelijking: verplichte controle diergeneesmiddelenadministratie

Wat is het?
De vierkantsvergelijking is de wettelijk verplichte nauwkeurige controle van de diergeneesmiddelen- administratie van je praktijk. Hierin vergelijk je, op praktijkniveau, de ontvangen en de afgeleverde diergeneesmiddelen met de aanwezige voorraden en benoem je per product in ieder geval de geconstateerde verschillen.

Let op! Het betreft de controle van alle diergeneesmiddelen, inclusief antibiotica (en dus niet alleen antibiotica).

Waarom?
De vierkantsvergelijking is een wettelijke verplichting die is opgenomen in de Wet Dieren en is gekoppeld aan onze vergunning tot kleinhandel. Daarnaast is de vergelijking sinds dit jaar (2017) ook opgenomen als een normvoorschrift in de regeling van de geborgde rundveedierenarts.

De vierkantsvergelijking dient één maal per kalenderjaar te worden opgesteld en 5 jaar bewaard te worden.

Wat moet ik nu doen?
Eenmaal per kalenderjaar een verslag maken van de controle van de administratie van uw praktijk waarin je voor alle diergeneesmiddelen op een rijtje zet:
• Ontvangen
• Afgeleverd
• Voorraad
• Verschil

Wie controleert wat?
NWVA controleert de vergelijking inhoudelijk; VERIN controleert alleen de aanwezigheid ervan.

Volgens de NVWA gaat deze controle als volgt in zijn werk (er is aangegeven dat NVWA niet op details sanctioneert).

1. Je praktijk wordt telefonisch benaderd > ‘Houd je ten minste éénmaal per kalenderjaar een nauwkeurige controle van de administratie bij met de vergelijking van de ontvangen en afgeleverde diergeneesmiddelen met de aanwezige voorraden en wordt daar een verslag van gemaakt dat in elk geval de geconstateerde verschillen bevat?

Ja > Stap 2
Nee > Er volgt een schriftelijke waarschuwing en een herinspectie.

2. Je verslag wordt opgevraagd en na ontvangst + goedkeuring volgt een telefonische terugkoppeling en een aangekondigde inspectie > Stap 3
Als dit verslag als onvoldoende wordt bestempeld en wordt afgekeurd volgt een schriftelijke waarschuwing en een herinspectie.

3. De aangekondigde inspectie vindt plaats waarin een steekproef volgt voor 3 geselecteerde antibiotica (inkoop, verkoop, voorraad en verlies + de vergelijking van meldingen aan de private databanken (leveringsgegevens antibiotica)).

Per product of per batch?

Wettelijk gezien dien je deze vergelijking op uw praktijk uit te voeren tot op product-niveau (REG NL). Waar de verwarring vandaan komt is dat bij navraag enkele automatiseerders van praktijkmanagement-systemen de suggestie doen om als je toch de jaarlijkse vierkantsvergelijking uitvoert ook direct voor je eigen praktijk een vergelijking tot op batch-niveau op orde te maken. Dit is, zeker een eerste keer, vanzelfsprekend veel meer werk en ongetwijfeld het adviseren waard, maar staat dus los van de wettelijke verplichting. Let wel! Het registreren van de batchnummers bij zowel de inkoop als de verkoop is óók wettelijk verplicht, maar staat los van de vierkantsvergelijking.

Achtergrondinformatie

Wettelijk kader:
– Wet Dieren artikel 2.19 en 2.20
– Regeling Diergeneeskundigen artikel 5.1 t/m 5.7 en 5.10 t/m 5.22
– Regeling Diergeneesmiddelen artikel 5.16 en 5.17
– Regeling Diergeneesmiddelen bijlage 9