Een klant vraagt om zijn persoonsgevens te verwijderen, wat nu?

Een klant heeft het recht op vergetelheid, dit houdt in dat op verzoek van een klant je gegevens moet verwijderen. Als je een dergelijk verzoek krijgt, dan doorloop je een aantal stappen. Je controleert als eerste de identiteit van de persoon in kwestie, daarna bepaal je welke gegevens verwijdert kunnen worden (zie kopje diergeneesmiddelenverordening) vervolgens wis je de gegevens, waarvoor  je ongeveer 1 maand de tijd hebt. Ook van belang is dat je derden informeert dat ook zij deze gegevens moeten wissen. Dit zijn partijen waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesproken.

Bij gebruikmaking (en effectuering) van het recht op vergetelheid moet het volgende aanwezig zijn:

• Document (bijvoorbeeld een mail) waaruit blijkt waaruit het verzoek bestaat en welke gegevens verwijderd dienen te worden
• Bevestiging dat dit daadwerkelijk gebeurd is

Bovenstaande gegevens mogen vervolgens bewaard worden op een plek waar niemand toegang toe heeft.  Er is in de humane zorg al veel over te doen geweest of bovenstaande gegevens (verzoek + bevestiging inwilliging) inderdaad bewaard mogen worden en dit is mogelijk, onder genoemde voorwaarde.

Let op! Het recht van vergetelheid is niet altijd van toepassing. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) staat wanneer dit recht geldt.

Diergeneesmiddelenverordening

In het kader van de diergeneesmiddelenverordening moet de registratie van de uitgifte van medicatie bewaard blijven (Zie art 103 van EU 2019/6) gedurende een periode van 5 jaar. Ook de uitgifte van paspoort en transponders moet geregistreerd en bewaard worden.

Dit houdt in dat transacties bewaard moeten blijven, inclusief naam of handelsnaam en woonplaats of maatschappelijke zetel van de ontvanger. Dit kan ook op een verder anoniem gemaakte patiëntenkaart, mits er duidelijk geregistreerd staat dat op verzoek van client deze informatie verwijderd is.
Deze verordening gaat boven de AVG-regelgeving, een eigenaar heeft niet het recht om te eisen dat deze gegevens verwijderd worden. Wel is het zaak de eigenaar hier goed over te informeren.

Dit kan het beste met een duidelijke mail of brief. Zie hieronder voor een voorbeeld.

 

Beste naam klant,

Wij hebben uw verzoek op vergetelheid in goede orde ontvangen.

Graag attenderen wij u op de EU-diergeneesmiddelenverordening EU 2019/6 artikel 103. Wij zijn in het kader van deze regelgeving verplicht een aantal gegevens te bewaren gedurende 5 jaar. Na deze 5 jaar zullen wij ook deze gegevens verwijderen uit ons systeem.

Aangaande uw verzoek op vergetelheid kan ik u melden dat onderstaande gegevens verwijderd zijn uit ons systeem:

• NAW gegevens
• Namen van huisdieren
• Notities van gesprekken

Niet verwijderd uit ons systeem zijn:

• Transacties aangaande verkoop van transponders, paspoort en medicatie. Deze zullen we op dd/mm/yyyy (5 jaar na laatste transactiedatum)

Wij hopen u zo voldoende geïnformeerd te hebben,

Met vriendelijke groet,